เรื่องควรรู้

  ความหมายของหอจดหมายเหตุ (Archives)

         หอจดหมายเหตุ (Archives) มีความหมาย ดังนี้

               1. หมายถึง เอกสารส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชนผู้ผลิตขึ้นหรือรับไว้ และมีคุณค่าทางการบริหาร ทางการเงิน ทางกฎหมาย หรือเป็นพยานหลักฐานและ/หรือมีสาระเชิงประวัติและวิทยาการต่างๆ ควรเก็บรักษาตลอดไป ความหมายนี้ภาษาไทยควรใช้ว่า จดหมายเหตุ หรือ เอกสารจดหมายเหตุ 

               2. หมายถึง สถาบันหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบในการดำเนินงาน การจัดหาหรือรับมอบ การจัดเก็บดูแลรักษา และการถ่ายทอดสาระของเอกสารไปสู่ผู้ใช้ตามหลักวิชาการ ความหมายนี้ ภาษาไทยควรใช้ว่า สถาบันจดหมายเหตุ หรือ หน่วยงานจดหมายเหตุ สำหรับหน่วยงานราชการที่รับผิดชอบในการบริหารงานจดหมายเหตุระดับชาติของประเทศไทย คือ หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กระทรวงวัฒนธรรม

               3. หมายถึง ตัวอาคารหรือส่วนของอาคารที่เป็นที่จัดตั้งหรือที่ทำการของสถาบันจดหมายเหตุหรือหน่วยงานจดหมายเหตุ ความหมายนี้ ภาษาไทยควรใช้ว่า หอจดหมายเหตุ หรือ ที่ทำการจดหมายเหตุ

  ทำไมต้องมีหอจดหมายเหตุ

         ระบบสุขภาพไทยมีพัฒนาการควบคู่กับการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจสังคมและวัฒนธรรมไทยตั้งแต่อดีต ในระบบดั้งเดิมของสังคมสยามสุขภาพเป็นส่วนหนึ่งของวิถีชีวิตที่ผสมผสานวัฒนธรรมแบบพุทธ พราหมณ์ ผี และประเพณีวัฒนธรรมของกลุ่มชาติพันธุ์ต่างๆ ภายใต้ระบบศักดินา ความเจ็บป่วยในราชสำนักถูกจัดการด้วยหมอหลวง ส่วนไพร่หรือสามัญชนอาศัยยากลางบ้าน หรือหมอเชลยศักดิ์ผสมผสานกับการเยียวยาตามศรัทธาความเชื่อท้องถิ่น จวบจนการเข้ามาของการแพทย์แผนปัจจุบันที่ทำให้เกิดระบบบริการสุขภาพสมัยใหม่ขึ้น อาจจะกล่าวได้ว่าการที่การแพทย์ตะวันตกได้รับการเผยแพร่เข้าสู่สังคมไทย ควบคู่ไปกับการที่จักรวรรดินิยมตะวันตกได้กดดันและคุกคามต่อรัฐไทยในยุคนั้น ได้ก่อให้เกิดการขยายบทบาทและอำนาจของรัฐ ผลของการพัฒนาดังกล่าวนั้น ได้ทำให้การแพทย์กลายเป็นปริมณฑลของความรู้ตะวันตก ที่สำคัญได้ทำให้ระบบวิธีคิดทางการแพทย์ของสังคมไทยค่อย ๆ เปลี่ยนจากเดิมมาเป็นทัศนะการมองสุขภาพตามแผนของการแพทย์แบบชีวภาพ และทฤษฎีเชิงโรคมากขึ้นตามลำดับ จนกระทั่งกระทรวงสาธารณสุขได้รับการสถาปนาขึ้นจากเดิมเป็นกรมพยาบาลเมื่อปี พ.ศ. 2431 โดยมีภารกิจสำคัญคือ การทำนุบำรุงให้ประชาชนมีสุขภาพดี โดยการส่งเสริมสุขภาพ การควบคุมป้องกันโรค รวมทั้งให้การเยียวยาดูแลรักษาความเจ็บป่วยแก่ประชาชน

        ตลอดเวลากว่าร้อยปีของกระทรวงสาธารณสุขนั้นมีเหตุการณ์สำคัญเกิดขึ้นมากมาย ทั้งด้านการก่อร่างสร้างตัวของระบบการแพทย์การสาธารณสุขไทย ไม่ว่าจะเป็นการก่อตั้งโรงศิริราชพยาบาลในปี พ.ศ. 2431 โรงเรียนแพทยากร ในปี พ.ศ. 2432 โรงพยาบาลคนเสียจริต ซึ่งปัจจุบันคือโรงพยาบาลสมเด็จเจ้าพระยาในปี พ.ศ. 2432 โรงพยาบาลหญิงหาเงิน ซึ่งปัจจุบันคือ โรงพยาบาลกลาง ในปี พ.ศ. 2440 หรือการก่อตั้งโรงทดลองความสุขของราษฎร (Public Health Laboratory) ในปี พ.ศ. 2444 รวมทั้งการริเริ่มระบบรายงานโรคในปี พ.ศ. 2452 ซึ่งต่อมาเปลี่ยนเป็นระบบทะเบียนประชากรในปี พ.ศ. 2460 ตลอดจนการแพร่ขยายบริการทางการแพทย์และสาธารณสุขออกสู่หัวเมือง หรือการเผชิญวิกฤตต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการแพทย์และสาธารณสุขในระหว่างสงครามหรือการแพร่ระบาดของโรคต่าง ๆ เช่น การเกิดอหิวาตกโรคระบาดใหญ่ในกรุงเทพฯ ที่ทำให้ทางการต้องตั้งโรงพยาบาลเอกเทศขึ้นถึง 48 แห่งตามท้องถิ่นต่าง ๆ ก่อนที่สมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัวจะทรงดำริให้สร้างโรงพยาบาลถาวรขึ้น หรือการระบาดของโรค Anthrax หรือโรคไข้หน่วยเม็ดที่มีขึ้นครั้งแรกที่อำเภอท่าแซะ จังหวัดชุมพรในปี พ.ศ. 2446 และการพบกาฬโรคระบาดที่ตึกแดง ริมฝั่งเจ้าพระยาในปีต่อมา

        เหตุการณ์และความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นนั้นนับว่าเป็นประวัติศาสตร์และพัฒนาการของระบบสุขภาพของประเทศที่ทรงคุณค่าแก่การเรียนรู้ ดังที่ปราชญ์ในทุกสังคมล้วนกล่าวยืนยันถึงความสำคัญของการเรียนรู้จากประวัติศาสตร์ว่า การที่สังคมจะก้าวไปข้างหน้าได้นั้น จำเป็นต้องทบทวน ตรึกตรอง เรียนรู้จากอดีต เหมือนดังลูกศรที่จะพุ่งออกจากคันธนูไปได้ไกลเท่าไรนั้นก็ขึ้นอยู่กับการรั้งลูกศรและน้าวคันธนูให้ถอยหลังกลับไปได้มากเพียงใด หรือดังวาทะของวินสตัน เชอร์ชิลล์ อดีตนายกรัฐมนตรีอังกฤษที่ศาสตราจารย์นายแพทย์เสม พริ้งพวงแก้ว ได้ยึดถือเป็นคติประจำใจว่า “The longer you can look backward, the further you can look forward.”

        การขาดความใส่ใจและขาดการปลูกฝังคุณค่าเชิงประวัติศาสตร์ในช่วงที่ผ่านมา ทำให้ขาดความสนใจที่จะเก็บรวบรวมเอกสารหรือหลักฐานต่าง ๆ ซึ่งมีความสำคัญเกี่ยวกับความเป็นมาในประวัติศาสตร์ของระบบสุขภาพไทย ในด้านการแพทย์การสาธารณสุขนั้น เอกสารสำคัญจำนวนมากสูญหายหรือถูกทำลายทิ้งไปโดยไม่รู้คุณค่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อครั้งที่กระทรวงสาธารณสุขย้ายจากที่ตั้งเดิมบริเวณวังเทวะเวสม์ กรุงเทพมหานคร สู่สถานที่ตั้งในปัจจุบัน เอกสารสำคัญเกิดการสูญหายหรือถูกทำลายไปเป็นจำนวนมาก เอกสารดังกล่าวล้วนแต่มีความสำคัญและการใช้ประโยชน์เพื่อการศึกษาค้นคว้าวิจัย ซึ่งบางชิ้นอาจจะไม่มีสำเนาใด ๆ เหลืออยู่เลย นอกจากนั้นในสถานการณ์ปัจจุบันที่ระบบบริหารจัดการมีการพัฒนาเทคนิคใหม่ ๆ ที่จะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบเรียบร้อย การรณรงค์ความสะอาดเช่น กิจกรรม 5 ส. ก็อาจเป็นผลให้เอกสารที่อาจไม่มีประโยชน์ในแง่การดำเนินงาน แต่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ถูกกำจัดทิ้งไปโดยง่ายอีกด้วย

        แม้ว่าการเรียนรู้ ความเข้าใจ และสำนึกทางประวัติศาสตร์จะเป็นสิ่งที่มีความสำคัญ แต่ในช่วงที่ผ่านมาความสนใจที่จะศึกษาและเรียนรู้จากอดีตยังมีอยู่อย่างจำกัด ความรู้ทางประวัติศาสตร์สุขภาพถูกจำกัดไว้แต่ในด้านการแพทย์การสาธารณสุข ทั้งยังมีลักษณะหยุดนิ่ง โดยมีเนื้อหาที่นักการแพทย์การสาธารณสุขท่องจำเป็นประวัติศาสตร์สำเร็จรูปว่าด้วยการแพทย์และการสาธารณสุขไทยเริ่มต้นเมื่อหมอมิชชันนารี เข้ามาเผยแพร่การแพทย์ตะวันตกในสยาม และมาสิ้นสุดลงที่การก่อตั้งโรงศิริราชพยาบาล ความสนใจในมิติทางประวัติศาสตร์สุขภาพอื่น ๆ เช่น พัฒนาการของวัฒนธรรมสุขภาพไทย ประวัติศาสตร์การแพทย์ท้องถิ่น ประวัติศาสตร์ทางสังคมของโรคและความเจ็บป่วย ประวัติศาสตร์การเมืองของสาธารณสุขไทย ประวัติศาสตร์สุขภาพจากมุมมองของชาวบ้าน หรือการบันทึกชีวประวัติของบุคคลสำคัญในวงการสาธารณสุข ล้วนแต่ยังมีการดำเนินการน้อย ในขณะเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่กำลังเกิดขึ้นกับระบบสุขภาพไทย เช่น การปฏิรูประบบสุขภาพ การกระจายอำนาจ การปฏิรูประบบราชการ และนโยบายหลักประกันสุขภาพถ้วนหน้า ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งประวัติศาสตร์ก็จำเป็นต้องมีการศึกษา จดบันทึก และตีความในเชิงประวัติศาสตร์ในอนาคตทั้งสิ้น การเกิดขึ้นของคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติและการจัดตั้งสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติขึ้นนับเป็นโอกาสดีใน การผลักดันให้เกิดความตระหนักในมิติทางประวัติศาสตร์ของระบบสุขภาพไทย 

        ดังนั้น สำนักวิจัยสังคมและสุขภาพ จึงริเริ่มจัดทำโครงการหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ระบบสุขภาพไทย โดยความร่วมมือระหว่างกระทรวงสาธารณสุขและสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) เป็นระยะเวลา 5 ปี ตั้งแต่ พ.ศ. 2551 - 2555 เพื่อทำหน้าที่รวบรวม จัดเก็บ อนุรักษ์ และจัดแสดงนิทรรศการจากเอกสารที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์สุขภาพไทย และเป็นแหล่งให้การสนับสนุนการศึกษา ค้นคว้า และวิจัย เพื่อสร้างความรู้ทางประวัติศาสตร์และมิติทางสังคมและวัฒนธรรมสุขภาพ ตลอดจนให้บริการเอกสารสำคัญแก่สาธารณชน โดยมีสถานที่ชั่วคราวในการดำเนินการอยู่ที่ชั้น 3 อาคาร 10 ชั้น วิทยาลัยพยาบาลบรมราชชนนี ในสถาบันบำราศนราดูร ซึ่งมีพื้นที่จำกัดเพียง ๒๑๖ ตารางเมตร 

        เนื่องในวาระอันเป็นมงคลการเฉลิมฉลองงาน 100 ปี สาธารณสุขไทย กระทรวงสาธารณสุขเห็นชอบให้จัดทำโครงการ 100 ปี สาธารณสุขไทย (พ.ศ.2461 – 2561) เพื่อจัดตั้งพิพิธภัณฑ์ถาวรและหอจดหมายเหตุของกระทรวงสาธารณสุข ตั้งแต่วันที่ 17 กุมภาพันธ์ 2558 เป็นต้นมา ดังนั้น สำนักวิจัยสังคมและสุขภาพในฐานะผู้ดูแลรับผิดชอบโครงการจึงได้เสนอให้อนุมัติจัดตั้งหอจดหมายเหตุฯ ขึ้นอย่างเป็นทางการ โดยได้รับการจัดสรรพื้นที่จัดตั้งหอจดหมายเหตุฯ ขึ้น ณ ชั้นที่ 1 และชั้นที่ 4 อาคารคลังพัสดุ ภายในกระทรวงสาธารณสุข ตั้งแต่วันที่ ๑๐ กรกฎาคม 2558 ขนาดพื้นที่ประมาณ 1,622 ตารางเมตร และกระทรวงสาธารณสุขอนุมัติให้มีการเปลี่ยนชื่อหอจดหมายเหตุฯ เมื่อวันที่ 9 พฤษภาคม พ.ศ. 2559 เป็น หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ และได้มอบหมายให้สำนักวิจัยสังคมและสุขภาพเป็นผู้กำกับดูแลรับผิดชอบโครงการก่อสร้างหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ ตั้งแต่เดือนมกราคม พ.ศ. 2561 และส่งมอบอาคารที่ปรับปรุงแล้วเสร็จเมื่อวันที่ 31 กรกฎาคม พ.ศ. 2561 และกระทรวงสาธารณสุขได้ออกระเบียบหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ พ.ศ. 2561 เพื่อใช้เป็นแนวทางในการบริหารจัดการโดยให้หอจดหมายเหตุฯ สังกัดสำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข ตั้งแต่วันที่ 25 มิถุนายน พ.ศ. 2561 เป็นต้นมา และเปิดให้บริการอย่างเป็นทางการเมื่อวันที่ 27 พฤศจิกายน พ.ศ. 2561

 เก็บอะไรไว้ในหอจดหมายเหตุ

         หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติมีนโยบายในการรวบรวมและจัดเก็บจดหมายเหตุ 4 ประเภท คือ จดหมายเหตุองค์กร จดหมายเหตุส่วนบุคคล จดหมายเหตุภาคประชาสังคม และหนังสืออ้างอิง 

       1.จดหมายเหตุองค์กร 

       หมายถึง เอกสารจากหน่วยงานของกระทรวงสาธารณสุขและหน่วยงานที่ดำเนินงานด้านระบบสุขภาพไทย เช่น เอกสารกองสุขศึกษา กรมสนับสนุนบริการสุขภาพ เอกสารของสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) เป็นต้น

       2.จดหมายเหตุส่วนบุคคล

       หมายถึง เอกสารส่วนบุคคลผู้มีคุณูปการต่อระบบการแพทย์และการสาธารณสุข และผู้มีคุณูปการต่อระบบสุขภาพไทย รวมทั้งปราชญ์ท้องถิ่นที่มีประวัติดูแลและรักษาสุขภาพของชุมชน ซึ่งเป็นเอกสารที่บุคคลหรือครอบครัวได้จัดทำขึ้นหรือรับมาจากที่อื่น และเก็บสะสมไว้เพื่อใช้ประโยชน์เป็นการส่วนตัว หรือบุคคลผู้นั้นครอบครองเป็นเจ้าของ เมื่อเลิกใช้แล้วยังเป็นประโยชน์ต่อบุคคลอื่น ในการนำไปใช้ศึกษาค้นคว้าและวิจัยต่อไป ได้แก่ เอกสารส่วนตัวขณะดำรงตำแหน่งผู้บริหารงานต่าง ๆ เอกสารรายงานการประชุม เอกสารการสอน สมุดจดบันทึกความทรงจำ สมุดทะเบียนประวัติ ภาพถ่ายเก่า วีดีโอเก่าและโปสเตอร์ที่เกี่ยวข้องกับสถานที่ เหตุการณ์และกิจกรรมสำคัญของแต่ละบุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบสุขภาพ จดหมายโต้ตอบส่วนตัว ผลงานวิจัย ตำรา ต้นฉบับลายมือเขียน หนังสือเชิญประชุมในองค์กร สมาคม และบัตรอวยพรในเทศกาลต่าง ฯลฯ เช่น เอกสาร นพ.บรรลุ ศิริพานิช (อดีตรองปลัดกระทรวงสาธารณสุข) นพ.ไพโรจน์ นิงสานนท์ (อดีตรัฐมนตรีว่าการกระทรวงสาธารณสุข) นายพูนทรัพย์ ปิยะอนันต์ (อดีตผู้อำนวยการสำนักงบประมาณ เป็น ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา) นายวิบูล เข็มเฉลิม (ปราชญ์ชาวบ้าน) เป็นต้น

        3.จดหมายเหตุภาคประชาสังคม

        หมายถึง เอกสารจากมูลนิธิและภาคประชาสังคมที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานด้านระบบสุขภาพ การแพทย์ และการสาธารณสุข เช่น เอกสารกลุ่มเพื่อมหิดล เอกสารมูลนิธิสาธารณสุขกับการพัฒนา เป็นต้น

        4.หนังสืออ้างอิง

        หมายถึง หนังสือและเอกสารที่เกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานด้านระบบสุขภาพ การแพทย์ และการสาธารณสุข เช่น หนังสือที่ระลึก หนังสือตำราแพทย์แผนไทย เอกสารสำเนาของมูลนิธิร็อคกี้เฟลเลอร์ เป็นต้น

  ชนิดหรือรูปลักษณ์ของเอกสารที่เลือกเก็บ

        จดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติทั้ง 4 ประเภทดังกล่าว เมื่อจัดแบ่งตามรูปลักษณ์แล้วสามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภท ได้แก่

        1.จดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร (Textual Archives)

           คือ เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรไม่ว่าจะเขียนด้วยมือหรือพิมพ์ด้วยระบบการพิมพ์ลงบนวัสดุรูปแบบต่าง ๆ เช่น ใบลาน สมุดไทย ดำ-ขาว เอกสารการประชุม จารึก หนังสือเก่า หนังสือที่ระลึกของหน่วยงานสาธารณสุขต่าง ๆ เอกสารงานวิจัยทางการแพทย์ รายงานการจัดสัมมนาประวัติศาสตร์ระบบสุขภาพไทย (Witness Seminar) เป็นต้น

        2.โสตทัศน์จดหมายเหตุ (Audio-Visual Archives)

           คือ เอกสารที่สื่อโดยเสียงหรือภาพ ได้แก่ แถบบันทึกเสียง วีดีโอ ภาพถ่าย เนกาตีฟ สไลด์ โปสเตอร์ บัตรอวยพร ฯลฯ เช่น แผนงานสื่อสาธารณะของ สช.วีดีโองานสัมมนา กิจกรรมของหน่วยงานสาธารณสุขต่าง ๆ แถบบันทึกเสียงข้อมูลภาคสนามของสำนักวิจัยสังคมและสุขภาพ ไฟล์ภาพเครื่องมือแพทย์ของสถาบันโรคทรวงอก ม้วนวีดีโอผลงานโรงพยาบาลตาคลี แผ่นพับเกี่ยวกับการรณรงค์เรื่องการป้องกันโรคต่าง ๆ ของกรมควบคุมโรค เป็นต้น

        3.จดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง (Cartographic Archives)

           ได้แก่ แผนที่ พิมพ์เขียว แผนผังต่าง ๆ เช่น แผนที่โรงพยาบาลอำนาจเจริญ เป็นต้น

        4.จดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ (Machine - Readable Archives)

           เป็นเอกสารที่บันทึกข้อมูลและค้นคืนด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ทั้งที่เป็นไฟล์/ซีดีภาพ ไฟล์หนังสือสแกน โปสเตอร์สแกน ไฟล์อาร์ตเวิร์คต่าง ๆ เช่น DVD เกี่ยวกับการรักษาโรคต่าง ๆ CD เกี่ยวกับงานวิจัย การป้องกันและรักษาโรคต่าง ๆ เป็นต้น

  ความสำคัญของหอจดหมายเหตุ

         เอกสารที่ส่งมอบให้หอจดหมายเหตุฯ

         เอกสารต่าง ๆ เมื่อผ่านการประเมินคุณค่าจากเจ้าของเอกสารและนักจดหมายเหตุแล้วจะเก็บไว้เป็นจดหมายเหตุที่หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติตลอดไป

         สถานที่จัดเก็บมีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม

         หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติมีสถานที่จัดเก็บตามมาตรฐานการควบคุมอุณหภูมิของการจัดการจดหมายเหตุสากล โดยติดตั้งเครื่องควบคุมอุณหภูมิ เครื่องปรับอากาศและเครื่องฟอกอากาศ เครื่องดูดความชื้น เพื่อป้องกันจดหมายเหตุประเภทต่าง ๆ ไม่ให้เสื่อมสภาพเร็วเกินไป และหากเอกสารเก่าหรือชำรุดมีการซ่อมแซมตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ และมีโครงการจัดทำจดหมายเหตุดิจิทัลในอนาคต เพื่อนำไฟล์สำเนาจดหมายเหตุมาให้บริการแทนฉบับจริง ซึ่งจะเป็นการลดการเสื่อมสภาพของจดหมายเหตุได้เป็นอย่างดี

         จัดเก็บอย่างเป็นระบบให้สามารถค้นคืนได้

         หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติมีการจัดหมวดหมู่จดหมายเหตุอย่างเป็นระบบตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ จัดทำเครื่องมือช่วยค้นทั้งระบบรูปเล่ม คือ บัญชีเอกสาร และสืบค้นออนไลน์ทางเว็บไซต์ เพื่อนำมาให้บริการทั้งการเข้าใช้ปกติและการเข้าใช้บริการทางออนไลน์ ที่หอจดหมายเหตุชั้น 1 อาคาร 100 ปี การสาธารณสุขไทย (อาคารคลังพัสดุ)

         มีกิจกรรมเกี่ยวกับงานจดหมายเหตุเป็นระยะ

         มีการจัดกิจกรรมด้านประวัติศาสตร์สุขภาพร่วมกับเครือข่ายเป็นระยะ ได้แก่ งานสัมมนาผู้รู้เห็นประวัติศาสตร์สุขภาพ กิจกรรมการแสวงหาจดหมายเหตุส่วนบุคคลและจดหมายเหตุภาคประชาสังคม การจัดนิทรรศการถาวรและชั่วคราว ที่หอประวัติศาสตร์สุขภาพ และหอจดหมายเหตุชั้น 1 อาคาร 100 ปี การสาธารณสุขไทย (อาคารคลังพัสดุ)

  งานจดหมายเหตุเป็นอย่างไร

         วิธีจัดหาจดหมายเหตุ

         จดหมายเหตุเป็นสารสนเทศที่เกิดจากการดำเนินงานตามหน้าที่ที่บุคคลหรือหน่วยงานได้ทำขึ้นหรือรับไว้ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารงานและปฏิบัติงาน หรือเพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิง ดังนั้น เอกสารที่มีความสมบูรณ์ที่สุดจึงมีเพียงฉบับเดียวหรือชุดเดียว หรือชุดที่บุคคลหรือหน่วยงานได้นำมาใช้เพื่อการดังกล่าว ด้วยเหตุนี้การจัดหาจดหมายเหตุต้องมีวิธีเฉพาะเพื่อให้ได้เอกสารต้นฉบับที่สมบูรณ์ที่สุด หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติจึงใช้วิธีปฏิบัติตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ ดังนี้ 

            1. การรับมอบ (Accessioning) การรับมอบเอกสารจากหน่วยงาน บุคคล และภาคประชาสังคมนั้น ๆ เมื่อดำเนินกิจการแล้วเอกสารนั้นสิ้นกระแสการใช้หรือเอกสารปฏิบัติเสร็จแล้ว แต่ยังมีคุณค่าทางการบริหาร ทางประวัติศาสตร์ และเป็นหลักฐานอ้างอิง หรือตามเกณฑ์ที่กำหนดจำเป็นต้องเก็บรักษาเป็นจดหมายเหตุตลอดไป โดยใช้ระเบียบของหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ พ.ศ. 2561 เป็นแนวทางในการดำเนินงาน นอกจากนี้ ยังอาศัยความร่วมมือและความสัมพันธ์ส่วนบุคคลเพื่อให้ได้มาซึ่งเอกสารที่ต้องการ เช่น การทำข้อตกลงความร่วมมือระหว่างสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) ซึ่งเป็นองค์กรที่สนับสนุนงบประมาณแก่หอจดหมายเหตุฯ กับตัวแทนผู้บริหารของกระทรวงสาธารณสุข เมื่อวันที่ 24 มิถุนายน 2551 ถือเป็นระเบียบให้หน่วยงานภายในกระทรวงสาธารณสุขส่งมอบเอกสารแก่หอจดหมายเหตุ เพื่อให้หน่วยงานเจ้าของเอกสารส่งมอบเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้และมีคุณค่ามาเก็บไว้ในหอจดหมายเหตุโดยสม่ำเสมอ เป็นต้น

            2. การบริจาค (Donation) การรับมอบเอกสารจากหน่วยงาน บุคคล หรือภาคประชาสังคม ที่ยินดีบริจาคเอกสารให้แก่หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติเพื่อจัดเก็บและให้บริการเป็นจดหมายเหตุตลอดไป ทั้งนี้ การตกลงจะรับบริจาคเอกสารแต่ละกลุ่มนั้น จำเป็นต้องสืบเสาะหาข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายเหตุที่ต้องการรับบริจาค เพื่อให้แน่ใจว่ามีคุณค่าและสอดคล้องกับนโยบายการจัดหาเอกสารตามที่หอจดหมายเหตุกำหนดไว้ และเป็นจดหมายเหตุที่ผู้บริจาคมีสิทธิในการครอบครองถูกต้องตามกฎหมาย โดยเมื่อมีการเจรจาตกลงกันจะมีการจัดทำหลักฐานการบริจาคเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อป้องกันการฟ้องร้องภายหลัง พร้อมทั้งระบุเงื่อนไขที่ผู้บริจาคต้องการให้ปรากฏเป็นลายลักษณ์อักษรและอยู่ในหนังสือฉบับเดียวกันด้วย

            3. การซื้อ การซื้อจดหมายเหตุที่จำเป็นเนื่องจากเอกสารบางรายการไม่สามารถสืบค้นต้นฉบับได้ และเอกสารนั้นเป็นเอกสารที่ผู้ครอบครองต้องการขาย การซื้อจะตกลงราคาให้แน่นอน และจัดทำหลักฐานการซื้อเป็นลายลักษณ์อักษรโดยระบุชื่อผู้ขาย ชื่อผู้ซื้อ ราคา พร้อมรายละเอียดของเอกสารที่จัดซื้อ โดยหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติจะสั่งซื้อหนังสือหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิรูประบบสุขภาพ หนังสือที่ระลึกทางการแพทย์และการสาธารณสุข เช่น หนังสืองานศพบุคคลสำคัญทางการแพทย์ หนังสือเก่าเกี่ยวกับตำราแพทย์แผนโบราณ หนังสือหรือวารสารเก่าทางการแพทย์ที่ซื้อจากงานสัปดาห์หนังสือแห่งชาติ เป็นต้น สำหรับจัดเก็บเป็นหนังสืออ้างอิงประกอบการให้บริการจดหมายเหตุ

            4. การทำสำเนาและจำลองเอกสาร เป็นการสร้างเอกสารขึ้นใหม่โดยกรรมวิธีต่าง ๆ เช่น ถ่าย พิมพ์ อัดสำเนา คัด เขียน เป็นสำเนาเอกสาร ภาพถ่ายสไลด์ สแกนฟิล์มสไลด์ เป็นต้น 

            การจัดทำสำเนาและจำลองเอกสารนี้จำเป็นในกรณีที่หอจดหมายเหตุไม่สามารถจัดหาเอกสารต้นฉบับได้ เช่น หนังสือเกี่ยวกับหมอบลัดเลย์ ตำราแพทย์แผนโบราณจากสมุดไทยดำ-ขาว จากหอสมุดแห่งชาติ เอกสารทางการแพทย์สมัยรัชกาลที่ 5 จากหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เป็นต้น

          การอนุรักษ์จดหมายเหตุ

       การอนุรักษ์จดหมายเหตุ คือ กระบวนการดูแลรักษาสภาพทางกายภาพของเอกสาร โดยการตรวจสอบ ป้องกัน เปลี่ยนสภาพ และซ่อมบูรณะ เพื่อมิให้เอกสารชำรุด หรือสูญหาย และเพื่อให้อยู่ในสภาพที่ใช้งานได้นานที่สุด มีวิธีการสำคัญ 3 วิธี ได้แก่

            1. การป้องกัน เป็นกระบวนการควบคุมมิให้จดหมายเหตุเสื่อมสภาพหรือสูญหาย และให้คงสภาพเดิมให้นานที่สุด ได้แก่ การตรวจสอบสภาพ การอบ และทำความสะอาดจดหมายเหตุ การลดกรดในเนื้อกระดาษ การสร้างสภาพแวดล้อมให้เหมาะสม เช่น ติดตั้งเครื่องปรับอากาศ เครื่องฟอกอากาศ เครื่องดูดความชื้น ฟิล์มกรองแสง เป็นต้น การเลือกใช้วัสดุอุปกรณ์และครุภัณฑ์ที่เหมาะสม สำหรับเก็บจดหมายเหตุ การรักษาความปลอดภัย ป้องกันไฟไหม้และน้ำท่วม การทำความสะอาดที่ทำการสม่ำเสมอ การแนะนำการหยิบเอกสารและการสงวนรักษาเอกสารขั้นพื้นฐาน และการเคลือบจดหมายเหตุ

            2. การเปลี่ยนสภาพจดหมายเหตุ จดหมายเหตุที่ชำรุดควรนำมาเปลี่ยนสภาพเป็นวัสดุย่อส่วนเป็นไมโครฟิล์มหรือเปลี่ยนเป็นรูปลักษณ์แบบอื่นที่สามารถนำมาใช้แทนเอกสารต้นฉบับ เช่น การสแกนเป็นไฟล์หรือสำเนาเป็นเอกสาร เป็นต้น

            3. การซ่อมบูรณะจดหมายเหตุ จดหมายเหตุที่ชำรุด เสียหาย หรือเสื่อมสภาพต้องได้รับการซ่อมบูรณะในทันที โดยการอบเอกสาร การคลี่เอกสารให้คลายตัวและแกะสิ่งที่มัดเอกสารออก การทำความสะอาด ล้าง และขจัดความสกปรก การลดกรด การซ่อมปะ และเสริมความแข็งแรงแก่นเอกสาร ซึ่งขึ้นอยู่กับสภาพความชำรุดของเอกสารว่าควรจะมีการซ่อมบูรณะด้วยวิธีใด