การเตรียมแผนขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุ โครงการก่อสร้างหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ
การเตรียมแผนขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุ
โครงการก่อสร้างหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ
ดำเนินการโดยสำนักวิจัยสังคมและสุขภาพ
สำนักวิชาการสาธารณสุข สำนักปลัดกระทรวงสาธารณสุข ได้รับการจัดสรรพื้นที่ ณ อาคารคลังพัสดุ ชั้นที่ 1 และ ชั้นที่ 4 เพื่อปรับปรุงให้เป็นอาคารหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ ในปีงบประมาณ 2561 โดยเริ่มดำเนินงานตั้งแต่เดือนมกราคม พ.ศ. 2561 แล้วเสร็จและส่งมอบอาคารหอจดหมายเหตุ เมื่อวันที่ 31 กรกฎาคม พ.ศ. 2561 เรียบร้อยแล้ว
ปัจจุบันอยู่ระหว่างเตรียมแผนดำเนินการขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุจากสถานที่จัดเก็บชั่วคราวทั้งหมด 3 แห่ง ได้แก่ หอจดหมายเหตุ (สถาบันบำราศนราดูร) ศูนย์กีฬา (กระทรวงสาธารณสุข) และบ้านเช่า (ตำบลบางกร่าง อำเภอเมือง จังหวัดนนทบุรี) เพื่อนำมาจัดเก็บและให้บริการที่อาคารหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ เพื่อเตรียมเปิดให้บริการอย่างเป็นทางการและร่วมพิธีเฉลิมฉลอง 100 ปี การสาธารณสุขไทย พ.ศ. 2561 โดยมีรายละเอียดการขนย้ายดังต่อไปนี้
1. แผนขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุ
เตรียมแผนการขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุ ณ สถานที่จัดเก็บชั่วคราว ทั้ง 3 แห่ง คือ สถาบันบำราศนราดูร ศูนย์กีฬา และบ้านเช่า โดยเจ้าหน้าที่ได้ทำการสำรวจเอกสารจดหมายเหตุ สื่อโสตทัศน์ วัตถุ ครุภัณฑ์ และวัสดุสำนักงาน เพื่อเตรียมขนย้ายเอกสารมายังชั้น 1 และชั้น 4 ณ อาคารหอจดหมายเหตุฯ แห่งใหม่ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ดังนี้
1.1 ปริมาณเอกสารจดหมายเหตุวัตถุ และครุภัณฑ์ ที่สถาบันบำราศนราดูร
(1) เอกสารที่ลงทะเบียนแล้วและยังไม่ได้ลงทะเบียน ประมาณ 1,862 กล่อง โดยแบ่งเป็น
- เอกสารที่จัดหมวดหมู่และลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว ประมาณ 1,059 กล่อง
- เอกสารที่ลงทะเบียนเบื้องต้น ประมาณ 287 กล่อง
- เอกสารที่ยังไม่ลงทะเบียน ประมาณ 535 กล่อง
(2) วัตถุที่ลงทะเบียนแล้วและยังไม่ได้ลงทะเบียน ประมาณ 682 รายการ โดยแบ่งเป็น
- วัตถุ ปี 2557 ที่ลงทะเบียน ประมาณ 486 รายการ
- วัตถุ ปี 2559 ที่ลงทะเบียน ประมาณ 134 รายการ
- วัตถุกรมวิทยาศาสตร์การแพทย์ ลงทะเบียน ประมาณ 41 รายการ
- วัตถุโรงพยาบาลบางรักที่ยังไม่ลงทะเบียน ประมาณ 27 รายการ
(3) ครุภัณฑ์ ประมาณ 10 รายการ แบ่งเป็น
- ตู้รางเลื่อน จำนวน 3 ตู้
- ตู้เก็บแผนที่ จำนวน 4 ตู้
- ชั้นเหล็กฉาก จำนวน 3 ชั้น
(สถานที่เก็บเอกสารชั่วคราว ณ สถาบันบำราศนราดูร)
1.2 ปริมาณเอกสารจดหมายเหตุและครุภัณฑ์ ที่ศูนย์กีฬา
(1) เอกสารที่ลงทะเบียนแล้วและยังไม่ได้ลงทะเบียน ประมาณ 491 กล่อง โดยแบ่งเป็น
- เอกสารที่จัดหมวดหมู่และลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว ประมาณ 220 กล่อง
- เอกสารที่ลงทะเบียนเบื้องต้น ประมาณ 119 กล่อง
- เอกสารที่ยังไม่ลงทะเบียน ประมาณ 152 กล่อง
(2) วัสดุสำนักงาน โดยแบ่งเป็น
- วัสดุสำนักงานอื่นๆ 171 กล่อง
(สถานที่เก็บเอกสารชั่วคราว ณ ศูนย์กีฬา)
1.3 ปริมาณวัตถุ ครุภัณฑ์ และวัสดุสำนักงาน ที่บ้านเช่า โดยแบ่งเป็น
- ที่ยังไม่ลงทะเบียน ประมาณ 148 รายการ
- ครุภัณฑ์ 15 รายการ
- วัสดุสำนักงานอื่นๆ 50 กล่อง
(สถานที่เก็บเอกสารชั่วคราว ณ บ้านเช่า)
2. เจ้าหน้าที่สำรวจพื้นที่ในการจัดวางเอกสารจดหมายเหตุ สื่อโสตทัศน์ วัตถุ ครุภัณฑ์ และวัสดุสำนักงาน ที่ชั้น 1 และชั้น 4 ณ อาคารหอจดหมายเหตุฯ แห่งใหม่ ซึ่งประกอบไปด้วยห้องต่างๆ ดังนี้
(1) ชั้น 1 ประกอบไปด้วย ห้องจัดแสดงนิทรรศการ ห้องให้บริการ ห้องเก็บฟิล์ม และห้องเก็บเอกสารจดหมายเหตุ
(2) ชั้น 4 ประกอบไปด้วย ห้องจัดหาเอกสาร ห้องจัดเอกสารหรือห้องอนุรักษ์ ห้องแรกรับก่อนลงทะเบียน ห้องแรกรับหลังลงทะเบียนเบื้องต้น ห้องสำนักงานส่วนกลาง ห้องเก็บวัตถุ ห้องจัดเก็บ ห้องประชุม ห้องครัว ห้องคลัง และห้องเซิร์ฟเวอร์
ทั้งนี้ในการจัดเก็บเอกสารที่ลงทะเบียนเสร็จเรียบร้อยแล้วและพร้อมให้บริการ เจ้าหน้าที่จะจัดเอกสารขึ้นตู้รางเลื่อนทั้งหมดจำนวน 6 ตู้ โดยแบ่งเอกสารออกเป็น 3 หมวด คือ เอกสารส่วนบุคคลจำนวน 1 ตู้ เอกสารภาคประชาสังคมจำนวน 1 ตู้ และเอกสารหน่วยงานจำนวน 4 ตู้ ในส่วนของการจัดวางเอกสารจะใช้โครงสร้างเดิมที่เคยจัดที่สถาบันบำราศนราดูร (หอจดหมายเหตุเดิม) คือ เรียงตามลำดับเอกสารที่รับเข้ามาและทำทะเบียนไว้แล้ว เช่น (1) สบ, (2) สบ ตามลำดับ
(การจัดเรียงเอกสารตามโครงสร้างเดิม)
3. ขั้นตอนการขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุ มายังอาคารหอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ เรียงลำดับดังนี้
(1) ขนย้ายเอกสารจากสถาบันบำราศนราดูรมาก่อน โดยแบ่งการขนย้ายเอกสาร ออกเป็น 6 ส่วน
ส่วนที่ 1 ขนย้ายเอกสารจดหมายเหตุส่วนที่พร้อมให้บริการมาก่อน
ส่วนที่ 2 ขนย้ายเอกสารที่ลงทะเบียนเบื้องต้น
ส่วนที่ 3 ขนย้ายเอกสารที่ยังไม่ลงทะเบียน
ส่วนที่ 4 ขนย้ายวัตถุพิพิธภัณฑ์
ส่วนที่ 5 ขนย้ายอุปกรณ์สำนักงาน
ส่วนที่ 6 ขนย้ายครุภัณฑ์เก่าบางส่วน คือ ตู้รางเลื่อน ตู้เก็บแผนที่ และเหล็กฉาก
(2) ขนย้ายเอกสารจากศูนย์กีฬา โดยแบ่งการขนย้ายเอกสาร ออกเป็น 4 ส่วน
ส่วนที่ 4 ขนย้ายอุปกรณ์สำนักงาน
(3) ขนย้ายเอกสารจากบ้านเช่า โดยแบ่งการขนย้ายเอกสาร ออกเป็น 4 ส่วน
ส่วนที่ 1 ขนย้ายเอกสารที่ลงทะเบียนเบื้องต้น
ส่วนที่ 2 ขนย้ายเอกสารที่ยังไม่ลงทะเบียน
ส่วนที่ 3 ขนย้ายวัตถุพิพิธภัณฑ์
นอกจากนี้เพื่อไม่ให้เป็นการทำงานที่ซ้ำซ้อน ขณะขนย้ายเอกสารจะต้องมีเจ้าหน้าที่ควบคุมการขนย้ายประจำจุดทั้ง 3 แห่ง คือ สถาบันบำราศนราดูร ศูนย์กีฬา และบ้านเช่า ในการขนย้ายเอกสาร เอกสารที่ลงทะเบียนและพร้อมให้บริการจะขนมาก่อน และจะต้องจัดเรียงไว้ท้ายรถเพื่อความสะดวกในการจัดขึ้นตู้รางเลื่อน ทั้งนี้จะใช้เวลาในการขนย้าย ประมาณ 1 เดือน
กดติดตามข่าว กิจกรรม และความเคลื่อนไหวได้ที่
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ หอจดหมายเหตุสาธารณสุขแห่งชาติ (National Archives of Public Health (NAPH) กลุ่มวิจัยสังคมและสุขภาพ (สวสส.) ชั้น 4 อาคาร 88/37 (คลังพัสดุ) สาธารณสุขซอย 6 ภายในกระทรวงสาธารณสุข ถ.ติวานนท์ ต.ตลาดขวัญ อ.เมือง จ.นนทบุรี 11000 โทร. 0 2590 1352
แหล่งที่มา : สำนักวิจัยสังคมและสุขภาพ (shi.or.th)